ANALISIS STRATEGI ORGANISASI DI UKM AL-MIZAN

Sebelum kita menganalisis strategi organisasi di UKM AL MIZAN,ada baiknya terlebih dahulu kita mengulas kembali sedikit  mengenai AL- MIZAN. Seperti yang telah kita ketahui bahwa UKM AL MIZAN adalah salah satu wadah untuk mengembangkat bakat mahasiswa yang bergerak dibidang Quurani yang terdiri dari beberapa divisi seperti tilawah, kaligrafi,tahfidz, shalawat, dan tafsir hadits. Ukm ini berdiri sejak tahun 1999 yang mempunyai visi yaitu untuk menciptakan masyarakat kampus yang Qurani dan misinya yaitu mewujudkan masyarakat kampus yang Qurani tersebut.

Sebelum kita menganalisis strategi organisasi , terlebih dahulu kita memahami perumusan dari strategi itu sendiri, yang mana terdiri dari dua langkah atau metode yaitu overview market dan pendefinisian stategi.

Overview market terdiri dari:

1.      TEORI TOWS MATRIX

Teori TOWS MATRIX yaitu teori dengan menggunakan SWOT (streng, weakness, oppurtunity, treat).

-          Streng

Streng adalah daftar kekuatan atau kelebihan yang dimiliki oleh organisasi khusus organisasi UKM Al-Mizan. Berdasarkan hasil wawancara kami dengan salah seorang anggota al-mizan.mereka mengatakan bahwa ukm al mizan ini dilihat dari segi fisik para anggotanya, mereka memiliki keunikan tersendiri. Walaupun jiwa mereka qurani tapi mereka tidak menampakkannya dalam penampilan mereka. Disamping itu al mizan juga merupakan salah satu wadah bagi mahasiswa yang mempunyai bakat dalam bidang tertentu seperti tahfidz. Tilawah, kaligrafi, tafsir dan lain sebagainya.

-          Weakness

Weakness adalah daftar kelemahan-kelemahan yang dimilki oleh organisasi. UKM Al-Mizan memilki kelmahan dalam masaah penjadwalan latihan perdivisi dan masalah dana. Dan dengan adanya kelemahan ini dapat menghambat proses perkembangan organisasi tersebut.

-          Oppurtunities

oppurtunities yaitu daftar kesempatan yang dimilki oleh organisasi. Al-Mizan sendiri memilki oppurtunities diantaranya yaitu sering menjadi Qari’ pada hari jumat di masjid UIN sunan kalijaga sebelum shalat jum’at, sering mendapat undangan untuk mengisi acara-acara tertentu, misalnya shalawatan, tilawatil quran, pameran kaligrafi, dan lain sebagainya.

-          Threat

Threat yaitu daftar ancaman yang dimiki oleh organisasi.  Berdasarkan hasil wawancara kami, di UKM Al-Mizan ancamannya tidak ada, namun jika kami menganalisis UKM ini dapat terhambat karena penjadwalan latihan dan masalah pendanaan. Sehingga ada kemungkinan kulaihnya akan terganggu jika tidak bisa membagi waktu dengan baik.

2.      TEORI TRENDWATCHING

Teori trendwatching yaitu teori analisis dengan berdasarkan pada lingkungan kompetensi, regulasi dan kondisi ekonomi makro.

-          Lingkungan kompetensi

Berdasarkan hasil wawancara kami, UKM ini merasa tidak mempunyai persaingan sama sekali dengan UKM manapun, bahkan mereka merasa kalau sesama UKM itu saling melengkapi. Karena setiap UKM itu memilki ciri khas masing-masing dan berbeda aliran.

-          Regulasi atau praturan

Sedangkan untuk regulasi atau praturan pada UKM ini yaitu mengacu kepada buku panduan HDRT yang telah ditentukan, diantaranya yaitu tidak mencoreng nama baik Al-Mizan, boleh mengundurkan diri asalkan membuat surat keterangan pengunduran diri menjadi anggota, dan lain sebagainya.

-          Kondisi ekonomi makro

Seperti yang telah kita katahui bahwa ukm ini aagk bermasalah dengan masalah dana, dimana dana yang didapatkan dari direktorat digunakan untuk memenuhi kebutuhan Al-Mizan dan untuk mengadakan program kerja yang telah direncanakan. Biasanya setiap divisi dibagi sama atau disesuaikan dengan kebutuhan namun itupun dananya masih kurang. Untuk menutupi kekurangan dana tersebut,biasanya UKM ini meminta sponsor dari alumni yang telah berhasil di beberapa tempat, bekerjasama dengan penerbit buku misalnya tafsir,kerjasama dengan DEPAG, DIY, dan lain sebagainya.

3.      ENVISIONING

Envisioning merupakan perumusan rencana-rencana misi dan teori dari pendefinisian strategi  terhadap visi dan misi organisasi, yang terdiri dari

-          Visi

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa visi dari UKM ini adalah untuk menciptakan masyarakat khususnya kampus yang berjiwa Qurani.

-          Nilai dan keyakinan dasar

Jika kita melihat dari visi diatas, berdasarkan hasil wawancara yang kami lakukan, bahwa nilai dan keyakinan dasar ukm ini terhadap visinya ini i perubahan dan kemajuan.

-          Misi

Berdasarkan hasil wawancara kami misi ukm ini Tidak jauh dari visi. Jika visinya menciptakan masyarakat yang berjiwa qurani, maka misinya adalah mewujudkan masyarakat yang berjiwa qurani.

-          Satuan pelaksana

Untuk satuan pelaksana dari visi dan misi ini bisa terlihat dalam program kerja yang telah direncanakan oleh UKM Al-Mizan itu sendiri. Jika berdasarkan hasil wawancara kami, nara sumber dari al mizan mengatakan bahwa ukm ini sudah hampir 99.9% terlaksana. Jadi dapat disimpulkan bahwa hampir semua program kerja yang direncanakan sudah terlaksana.

4.      TEORI BALANCED SCORECARD

Teori balanced scorecard merupakan salah satu teori untuk menilai apakah ukm yang kita analisis ini termasuk ukm yang berhasil atau tidak. Adapun katagori yang dinilai dalam menganalisis organisasi ini adalah sebagai berikut:

-          Keuangan

-          Customer (pelanggan)

-          Proses bisnis internal

-          Pembelajaran dan pertumbuhan

Untuk menganalisis  UKM Al-Mizan ini, kita akan mengurainya satu persatu berdasarkan katagori penilaian diatas, dan menguraikannya berdasarkan aspek penilaiannya masing-masing.

-          Keuangan

Sering kali masalah keuangan menjadi kendala dalam sebuah organisasi. Untuk meniai masaah keuanagn dalam UKM Al-Mizan, kita uraikan aspek-aspek dari keuangan itu sendiri, yaitu sebagai berikut:

·         Pengembalian investasi

Berdasarkan hasil wawancara yang kami lakukan, bahwa UKM ini bukan UKM ajang bisnis, jadi tidak memikirkan masalah mengenai pengembalian investasi, yang penting acara yang mereka rencanakan bisa berjalan lancar dan sesuai dengan rencana.

·         Pendapatan  organisasi

Untuk pendapatan organisasi UKM Al-Mizan di dapat dari para anggota Al-Mizan itu sendiri. Pendapatan organisasi bisa didapatkan dari kas Al-Mizan sesuai dengan kebijakan divisi-divisi masing-masing. Ada sebagain divisi  mewajibkan kas dan sebagian yang lain ada yang kasnya sukarela. Namun terkadang pendapatan organisasi juga di dapatkan dari para anggota Al-Mizan yang mendapatkan undangan. Misalnya ada salah satu anggota Al-Mizan ke kas dan sebagian lagi untuk orang yang terlibat atau bersangkutan tersebut. Terkadang juga dari buku tafsir-tafsir yang telah bekerja sama dengan pihak penerbit.

·         Pemanfaatan aset organisasi

Setiap ada dana yang masuk harus dimanfaatkan dengan baik supaya tidak mubazir. Dalam UKM Al-Mizan sendiri, dana yang masuk digunakan untuk memenuhi kebutuhan Al-Mizan, dan untuk mengadakan acara atau event-event sesuai dengan divisi masing-masing. Contohnya : divisi kaligrafi mengadakan pameran kaligrafi, tilawah mengadakan MTQ, dan ain sebagainya.

·         Efektifitas biaya

Agar organisasi bisa berkembang dan berhasil, sangatlah diperlukan adanya efektifitas biaya. Dalam hal ini UKM Al-Mizan biasanya melalui kebijakan masing-masing divisi, dalam artian iuran kas, donator dari anggota divisi masing-masing, dari alumni Al-Mizan sendiri yang sudah berhasil, sponsor misalnya exos, dan lain sebagainya. Terkadang UKM ini juga bekerja sama dengan DEPAG, DIY, penerbit dam lain sebagainya.

-          Customer

Pelanggan juga termasuk kategori penilaian dari sebuah organisasi yang berhasil, karena sebuah organisasi tidak akan bisa berjalan tanpa adanya sumber daya manusia di dalamnya, khusunya pelanggan. Mengenai aspek dari pelanggan itu sendiri ada beberapa kategori yaitu:

·         Pelanggan baru bertambah

Sebuah organisasi akan dikatakan berhasil jika pelanggannya bertambah. Dan untuk UKM Al-Mizan ini sendiri, untuk pelanggannya setiap tahun semakin bertambah. Dan UKM ini merupakan saah satu UKM yang banyak diminati dan banyak dikenali oleh masyarakat kampus khususnya.

·         Pelanggan lama yang jadi non pelanggan berkurang

Tidak hanya pelanggan baru yang bertambah saja yang masuk daam aspek penilaian customer namun juga pelanggan lama yang jadi non pelanggan berkurang. Jika melihat dari hasil wawancara kami, khusus untuk UKM ini tidak  demikian, karena UKM ini statusnya tetap walaupun sudah lulus sampai mereka membuat surat pernyataan bahwa  ingin mengundurkan diri atau lepas dari Al- Mizan.

·         Kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan merupakan hal yang sangat penting daam sebuah organisasi. Karena organisasi yang baikdan berhasil pasti memberikan pelayanan yang memuaskan sehingga timbul kepuasan pelanggan. Untuk UKM Al-Mizan, berdasarkan hasil wawancara kami, bahwa kepuasannya itu tergantung individu, sebagian ada yang merasa puas namun sebagian yang lain aa juga yang komplain atau mengeluah. Yang menjadi keluhan dalam UKM ini adalah masalah penjadwalan waktu latihan. Karena ada sebagian mahasiswa yang tidak bisa latihan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan karena ada kuliah dan lain sebagainya sehingga mereka complain.

Dalam penanganan masalah ini biasanya UKM ini mengadakan sharing sehingga bisa mengetahui apa saja yang menjadi keluhannya dan bagaimana solusi kedepannya.

-          Proses bisnis internal

Proses bisnis internal merupakan salah satu kategori penilaian sebuah organisasi yang berhasil yang mencakup beberapa aspek, diantaranya:

·         Siklus bisnis cepat

Sebuah organisasi akan dikatakan berhasil jika siklus bisnisnya cepat. Berdasarkan hasil wawancara bahwa  UKM Al- Mizan bukan meruapakan ajang  bisnis jadi siklusnya tidak berubah, yang menjadi penghambatnya yaitu dana dan schedule.

·         Sesuai jadwal

Waktu sangatlah berharga. Dan sebuah organisasi bisa dikatakan berhasil jika semua rencana yang telah direncanakan bisa berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Untuk UKM inisebagian besar sudah sesuai dengan jadwal namun sebagainj kecilnya  belum bisa dikatakan sesuai dengan jadwal. Karena adanya halangan atau hambatan, maka terkadang ada sebuah kegiatan yang ditunda dulu namun pelaksanaannya tetap terlaksana.

·         Efektifitas siklus

Untuk efektifitas siklus UKM Al-Mizan biasanya mengadakan sharing untuk masalah penjadwalan ( scheduling) , sedangkan untuk masalah siklus bisnisnya itu berhubungan dengan alumni, dalam artian mencari solusi yang tepat untuk kemajuan UKMnya.

-          Pembelajaran dan pertumbuhan

Pembelajaran dan pertumbuhan merupakan proeses dalam sebuah organisasi untuk mencapai keberhasilan. Dalam pembelajaran dan pertumbuhan ini sendiri memiliki aspek penilaian yang terdiri dari :

·         Peningkatan keterampilan personel

Peningkatan ketrampilan personel sangatlah penting daam sebuah organisasi apalagi organisasi tersebut merupakan sebuah wahana untuk mengembangkan bakat yang telah dimilki, dengan peningkatan ketrampilan tersebut akan menciptakan seorang yang SDM yang terampil dan kreatif. UKM Al-Mizan daam meningkatan keterampilan personenya yaitu dengan mengadakan latihan rutin yang telah terjadwal waktunya, sharing mengenai hamabatan-hambatan personel dalam pembelajaran, dan keluhan-keluhan yang mereka miliki, study banding, mendatangkan para tokoh-tokoh ahli dibidang divisi masing-masing, dan lain sebagainya.

·         Kualitas hidup personel

Jika kita berbicara sebuah kualitas, maka yang berkualita pasti yang lebih dominan dan banyak digemari oleh banyak orang.  Untuk menganalisis atau menguraikan kuaitas personel pada UKM ini, berdasarkan hasil wawancara kami yaitu tergantung personel atau individunya atau dengan kata lain kembali ke individu-individu masing-masing mengembangkan apa yang mereka dapatkan seama di Al-Mizan dan bagaimana menerka menerapkan nya daam kehidupan masyarakat. Biasanya orang yang sudah berkualitas itu pasti dibutuhkan daam masyarakat. Seteah mengikuiti Al-Mizan setidaknya aumni-alumni sudah punya bekal tinggal mengembangkknya saja dan itu tergantung kepada individunya juga.ada juga alumni dari Al-Mizan yang mendirikan yayasan , jadi Qari/Qariah, dan lain sebaginya sesuai dengan keahlian yang dimiliki oeh masing-masing personelnya.

5.      URAIAN ANALISIS ORGANISASI

Dari beberapa uraian atau analisis mengenai UKM Al-Mizan diatas, kita dapat menganalisis bahwa UKM ini belum bisa dikatagorikan sebagai sebuah organisasi yang berhasil karena belum memenuhi semua aspek-aspek dari sebuah organisasi yang berhasil, diantaranya adalah masalah keuangan, binis internal dan scedule, sedangkan diatas sudah dijelaskan bahwa sebuah organisasi dikatakan berhasil jika memenuhi kriteria dari keuangan, customer, proses bisnis internel dan pembeljaran dan pertumbuhan.

UKM bisa menjadi sebuah organisasi yang berhasil jika masalah keuangannya di kelola dengan baik dan memenuhi aspek dari keuangan tersebut misalnya adanya pengembalian investasi, dimana dananya bisa digunakan untuk event yang akan datang sehingga tidak kelabakan jika ingin mengadakan sebuah event dalam waktu yang singkat.

            Sebuah organisasi yang berhasil juga harus memperhatikan scedhule dan kepuasan pelanggan, UKM ini akan lebih baik lagi jika penjadwalan latihan disepakati dan diketahui oleh semua pihak yang terlibat untuk mengikuti latihan tersebut, sehingga yang ainnya bisa menyesuaikan.

            Pada dasarnya UKM Al-Mizan ini memenuhi aspek dari sebuah organisasi yang berhasil namun belum secara keseluruhannya. Maka dari itu kami menyimpulkan atau menganalisis bahwa UKM ini bisa dikatakan UKM yang berkembang namun belum bisa dikategorikan sebagai sebuah organisasi yang berhasil.